人名權威檔的內容包含兩大部分：一是傳主的基本資料，包括姓名、生卒年、異名、籍貫、傳略、出身、專長、著述、關連等欄位。異名欄包括：著錄來源或考證來源中有記載之同人不同名稱，未經權威款目採用者，並標示其種類，如初名、字、號、謚等等。關連欄則著重於傳主的親屬、師友關係。二是傳主的履經歷，記錄傳主歷任官職，及任官時間。職銜中官名以正式官名為原則，如正式官名有常用之通稱，著錄通稱，得視情況補充正式官名。除職官銜外亦包括爵位的收錄。此外，若無法得知正式官名或通名，只知奉派管理某某事務者，如：稽察中書科事務等。亦比照故宮典藏之清國史館與清史館之傳包稿著錄。而受賜的各種殊榮，如賞戴花翎、賞黃馬褂等；或非官銜之履歷，如山長等職，其他如丁憂守制、致仕等情形亦予以記錄，按照年代日期，使之條目有序。
　　人名權威檔係以明清檔案(內閣大庫檔案、軍機檔、宮中檔等)為主要參考資料，另輔以故宮典藏之清國史館傳包、傳稿及清史館傳稿，再選取學界公認具權威性的史料，如《國立故宮博物院清代文獻檔案：武職大臣年表》、《明實錄》、《清實錄》、《清代官員履歷檔案全編》、《明代傳記叢刊》、《清代傳記叢刊》，及今人編纂的《清代名人傳略》、《清代職官年表》、《清人室名別稱字號索引》等做為參考文獻，亦使用《清代職官志》、《中國官制大辭典》等參考書籍。這些文獻的考證性經過排序，引用時，以具較高考證性者優先。
　　為使著錄結果具一致性及可靠性，訂定著錄規則。著錄規則乃由明清史學專家、資訊顧問及內容著錄人員，經反覆討論取得共識，累積而成。同時根據實際著錄時遇到的狀況，隨時討論，做成紀錄，務使資料庫正確反映史料內容。著錄人員依據參考文獻、著錄規則及討論紀錄，將史料內容系統化整理，建置於網站資料庫內，方便使用者隨時查詢。
　　人名權威資料庫目前持續建置中，使用者可經由明清檔案內閣大庫系統(http://archive.ihp.sinica.edu.tw/mctkm2/index.html)之責任者基本資料，連結至該人名的權威資料，或直接進入「明清檔案人名權威資料查詢」(http://archive.ihp.sinica.edu.tw/ttsweb/html_name/search.php)網頁，執行相關檢索。本資料庫除整理明清人物傳記資料外，並記錄史料來源的脈絡線索，戮力提供明清傳主(人物)的完整資訊。