办公室实务 目录

**章办公室实务概述
1．办公室的含义与职能
2．办公室实务的范围和内容
3．办公室环境的布置和管理
4．办公器械的使用
5．办公用品的准备
6．办公室和接待室的管理
7．办公室零用现金管理
第二章文员实务
1．文员的工作顺序
2．文员管理时间、费用的方法
3．文员的工作方法
第三章电话、电子通讯
1．电话接打
2．因特网的使用
3．新型电子媒体的运用
4．新型电子工具的利用
第四章邮件收发
1．邮件的收取
2．邮件的分拣
3．邮件的拆封
4．邮件的处理
5．上司不在时邮件的处理
6．邮件寄发前的准备
7．邮件的寄发
第五章接待实务
1．文员与接待
2．接待的基本礼节
3．接待平时来访者的实务
4．接待计划中来宾的实务
第六章信访实务
1．来信的受理与处理
2．来访的接待与处理
3．来电的接听与处理
4．企业信访工作实例
第七章会议及会谈实务
1．文秘人员与会议
2．会议的基本知识
3．会议的计划和准备
4．会议中的实务
5．会议后的实务
6．会议记录的制作
7．编写会议简报
8．拟写会议纪要
9．为上司参加会议作主
10．和同事一起开会
11．召开各种形式会议
12．提高会议效率
第八章日程安排
1．日程安排与文秘人员
2．日程安排的意义
3．文秘人员在日程安排中的工作
4．日程安排计划表的种类和管理
5．日程安排计划管理
第九章差旅事宜
1．文秘人员的职责
2．与上司一起旅行
3．差旅的预订工作
4．国(境)外旅行
5．旅行结束后的工作
第十章照料上司身边琐事
1．照料身边琐事的意义
2．照料身边琐事的准备
3．照料身边琐事的做法
第十一章交际与礼仪
1．日常举止规范
2．握手礼仪与名片的使用
3．交际应酬的内容和信息收集
4．喜庆实务和宴会礼仪
5．丧事实务和吊唁礼仪
6．与社会团体扩大交往的准备
7．礼品和贺卡的处理
8．捐赠记录的保存
第十二章办公室用语
1．文员和口头语言
2．敬语的使用
3．接待用语的使用
4．说话的方法
5．听话的方法
6．社交话题的选择
第十三章印信、值班工作
1．印章的制发和使用
2．介绍信的保管和使用
3．值班工作的任务和要求
第十四章文书与档案实务
1．公务文书的特点和作用
2．公务文书的种类和格式
3．文书处理的内容和方法
4．文书管理的内容和要求
5．档案收集的对象和制度
6．立卷归档的标准和做法
7．档案的保管和利用
附一：调查表
附二：实务测试

办公室实务 内容简介

电话是现代社会中不可或缺的通讯工具。文秘人员经常会使用电话与单位内、外的有关人员接洽应对。在电话交谈中互相不能见面(即使有可视电话，画面也不尽如意)，所以有许多应该格外注意的地方。因为，假如电话应对得不好，不仅会招致对方的责备，而且很可能迁怒整个机关或企业，留下不良印象。因此文秘人员应掌握正确得体的使用方法。使用电话要注意三点：正确、有效、礼貌。正确是指应掌握电话的类型和电话机的种类并且正确地使用；有效是指不浪费时间，不浪费电话费，在尽量少的通话时间内达到预期的效果．；礼貌是指对通话人的尊重，使通话愉快，增加效果，促进人际关系的发展。
l.l电话的类型
按照通话的要求分，有保密电话和普通电话。非保密电话不可用于秘密事项的联络。
按照通话的距离分，有内部电话、市内电话和长途电话。内部电话指在一个单位或系统内部安装的电话系统，即平时所称的“总机”和“分机”，总机与外线联网，分机可通过总机与外线通话。市内电话指在一个城市区域内(包括郊区)可以直拨通话的电话网，长途电话指跨区域的电话通信，又分国内长途和国际长途。
按照通话内容分，有通用电话和专线电话。通用电话指不具专门功能的普通电话。专线电话指一条用户线只有一种专门的、特定的用途，如110、119只能用于报匪警和火警，不能做其他用途，负责专线电话的人员不能移作他用。文秘人员接触的专线电话有以下几种：
(1)市长(或省长、区长、县长)电话。这是政府机关为倾听群众的呼声，加强与群众联系而设立的专线电话，大多由文秘人员代接并处理。
(2)举报电话。这是为了加强廉政建设，打击腐败、丑恶行为而设立的专线电话。
(3)监督电话。是为了纠正行政机关、各行业工作作风，以公正、公平、公开为原则而设立的专线电话。
(4)投诉电话。以接收和处理群众急需解挟问题的专线电话。如接收对公用事业(水、电、煤、公共交通)以及对其他产品质量问题的意见，有很大的社会作用。
1．2电话机的种类
(1)免提式。可以不摘机直接拨打并通话的一种电话机。文秘人员可腾出双手记录或查找资料，也可用于召开小型电话会议。
(2)无绳式。由主机和手机两部分组成，两者在一定距离内无线联系。如果周围环境不适宜通话，手机可脱离主机在其他地方直接拨打或接听；当上司不在现场，文秘人员可把手机送到上司那里通话。
(3)录音式。可通过自动录音将主人的留言传给对方，并将来电者信息和双方的话录下来。
(4)多功能式。具有免提、录音、存储电话号码、缩位拨号、一次重发、自动连续重发、时钟、通话计时、计算等综合功能。
(5)投币式。一种设置在公共场所的、投入硬币才能通话的无人管理电话机。通话时间有限制，必须及时再投入硬币，否则电话会自动切断。
(6)磁卡式。插入磁卡才能通话的电话机，是与投币式电话一样的公共电话。必须首先购买电话磁卡，上面标有价格。通话时电话机会自动计价和报价。
(7)可视式。又称电视电话，由电话机、电视摄像机和电视接收机三部分组成。声音与图像同时传输的电话机。通话双方既可听到声音，也可看到面容，还可传递文件、图片以及其他动态图像。
(8)移动式。也称手机，有些设计成可免提，由先进的微电脑技术设计和纯音技术设计，可以预设数万个密码。具有来电显示和现时显示功能；外观典雅轻薄，重量只有几十克，手感好，使用方便。
有些手机还具有以下功能：未接来电、*后通话及打入电话的时间记录，呼叫转接、呼叫保留和呼叫等待、号码选择等功能；可与具有红外线功能的计算机进行数据传输；可以同时容纳六台电话机，连接到一个电话会议中，为移动办公提供方便；语音拨号呼叫和短信息聊天功能，书写及接收长达数百个中文字符的短信息，并随信息发送图片，与朋友、同事和家人更好地进行沟通，随时随地保持联络；备忘录提示功能，可用警示声提醒重要事情，可以有效的利用SIM卡存储空间，*多可以存储数百个电话号码；可以通过手机查询新闻、交通、股票等信息，并可以为用户提供银行账户余额查询、银行转账、电子支付等银行服务；设置好闹钟后，即使在关机状态下闹钟也能正常工作；有震动、游戏功能，内置振动功能使在嘈杂的地方也能得到提示；将红外线装置内置于手机，不需联线即可完成手机与传真机、电脑等设备的联系。
在大多数企事业单位中，文秘人员是特定上司的直属员工，工作性质明显地有别于其他的员工，只为本身所属的上司服务。文秘人员有其特定的功能，尤其需要随机应变地处理直属上司身边的一些琐事。
有权力和特别忙碌的人，往往有专人为他处理身边的琐事。这种工作并非*近才出现，而是自古以来就存在的。现代企业经营者为了减轻负担，于是设立了文秘人员一职。在欧美，产业革命以后，增加了不少有权威的经营者，他们所需要的服务不仅是个懂得速记、打字的人员，还要是个能处理各种约会、日程安排及种种身边大小琐事的个人秘书或文员。从那时候起，就确立了今天文秘人员的工作性质。
在日本，多年前也就有代理一部分经营者工作的文秘人员，或是为上司身边琐事提供各种服务的文员，后来才渐渐形成现在一般所见的文秘人员。
从文秘人员或文员确立的过程来看，文秘人员业务显然是从属性质，尤其是照料身边琐事乃是很平凡的工作，其工作绩效也不明显。但是，这种工作不仅足以使上司专心工作，节省时间，也可以减轻上司的精神负担，使身为管理者的上司可以有效率地完成工作。
本章就是针对如何“照料身边琐事”的辅助性业务为主要的探讨课题。
2．照料身边琐事的准备
2．1照料身边琐事的心理准备
如上所述，文秘人员是直属特定的上司，其业务比其他从业人员的从属性更强，有时，这种强烈的从属性使得一些从事文秘工作不久的人，就对上司深感不满，甚至将这种情绪表露出来，这些都是由于对从属性的认识不足所致。
从属性包括了工作上的从属与知识、能力上的互补。这种关系是上司信赖文秘人员的基础，文秘以其知识和能力，能够有效地辅佐上司。
有了这样的认识之后，身为文秘人员才能产生对工作主动负责的意识。在各种工作中，照料身边琐事这种工作，尤其有更多的机会体会到从属性。
公章一般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专用，做到制度化、规范化。加盖单位公章，原则上是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准，并审核签名，并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记。譬如要加盖部门的公章，监印员凭部门领导人批准用印的签名和核准的份数，加盖印章并履行用印登记手续。一般日常事务的用印，如在介绍信上加盖印章，单位领导人可委托管理印章的文秘人员具体掌握。
加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整，不歪斜、更不能颠倒。印章要保持清洁，印油均匀，使字迹清晰、醒目。
凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。使用不同的印章，或加盖在不同的位置，其意义、作用是不同的，常见的有以下几种：
(1)落款章。加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。凡文书应加盖落款章，无印机构可以借印，如工作组、调查组等派出机构可以借用所驻机构的印章；如在水利局内所设立的防汛指挥部等共体机构，可以借用实体机构(水利局)的印章。
加盖落款章的部位，按照规定是在落款处的年、月之间，应“骑年盖月”。印章加盖之页，*好有正文记载，如果正文在前页已经叙述完毕，印章单独加盖一页时，必须在该页的1—4行之间写明“此页无正文”字样，以防止别有用心之人利用空白页，添加有害文字，使单位造成损失。
(2)更正章。对文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字，可以在改正后，用加盖更正章的办法作为法定作者自行更正的凭信。
(3)证见章。对以他人名义出现的文书盖章作证。如两个单位签订合同，请双方上级主管机关加印证见。摘抄档案内容要由档案保管部门证见；旁证材料由旁证人所在单位证见；个人邮政汇款，在需要时，也需要收款人所在单位盖章证见。
(4)骑缝章。带有存根的公函、介绍信，还要加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。介绍信与存根衔接处必须骑缝加盖印章，以便对同及必要时查核。
(5)骑边章。重要案件的调查、旁证，以及座谈记录等材料，很多是由调查人自作笔录，为完备手续，除由当事人盖落款章、所在单位盖证见章外。必须将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，骑各页边加盖一完整公章，可以证明文件各页确实是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑。
(6)密封章。在公文和其他重要文件封套的封口处加盖印章，以确保传递途中没有私自拆封。
(7)封存章。在封条上加盖印章以封存账册财物，以及文件橱、仓库等，常常在节假日前夕或特殊情况下使用。
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